Dokumente Scannen/archivieren - und, welcher Multifunktionsdrucker?

[HorstBlond]

Ich stell's mal bei den PCs ein, obwohl mein Büro-Rechner eine alte MBP-Gurke ist. Ist ja aber egal..

aus aktuellem Anlass (mein Scanner/Multifunktionsdrucker will nicht mehr): Verfolgt hier jemand eigentlich auch den Plan, immer mehr "Papierkram" nur noch elektronisch zu lagern? Ich habe früher ALLES in Ordnern aufbewahrt. Okay, kann man machen, aber das nimmt Platz weg, ist Balast, fängt Staub usw. 1-2 Mal habe ich meine Strategie geändert... Von alles irgendwie vorstrukturiert, Banken, Rechnungen, Steuern, Versicherungen, usw. bis hin zu: egal, alles einfach nur chronologisch. Irgendwann habe ich dann versucht aufzuräumen. Nie fertig geworden...
Meine Frau ist das Gegenteil. Die wirft ALLES sofort weg. Und wir haben schon oft einen Kassenbeleg wg Garantie oder auf was für die Steuer gesucht und nicht gefunden.
Ich habe noch den Fall einer (recht verreckten) Scheidung. Da ging es um 15-20 Jahre alte Sachen und meine Ex war, sagen wir es diplomatisch, anderer Meinung als ich. Da war ich noch froh, wenigstens ein paar alte Unterlagen noch zu haben.

Soweit Vorgeschichte. Das Büro ist recht klein und ich würd gern konsequenter Sachen einfach einscannen und dann für den Fall einfach auf einem NAS o.ä. haben. Dafür hatte ich so vor gut 2 Jahren einen Drucker mit Scanner gekauft. Funktionierte auch gut, aber so ziemlich nach 2 Jahren und ein paar Wochen meldete das Teil einen schwierigen Fehler und zickt seither. BTW: Epson. Krass, man findet den Fehler mehrfach "im Netz" und es scheint wirklich geplant zu sein. Es betrifft den Scanner. Die Fehlermeldung ist so krass, dass man dann nur noch Remote drucken kann. Auch total bescheuert: Neulich war mal "Magenta" leer. Also ich mache so 2-3 Mal im Jahr mal - und dann meist aus Versehen - was mit Farbe... Okay. Dann will Epson halt, dass man mal Geld nachwirft. Aber vorher stellt das Ding das Drucken komplett ein! Ich musste recht dringend einfach nur einen Schwarz/Weiss-Brief ausdrucken. Aber nix da! Espon wollte erst Geld sehen.... Okay, ca 120 € für einen neuen Satz Patronen investiert. (der Drucler ansich kostet dafür nur ca 250).

Jetzt was tun? Nochmal Epson? Weil c't und druckerchannel finden die Serie noch ganz gut. Krass ist auch - der Nachfolger des Druckers hat kaum was geändert - ABER: die Patronen sind natürlich andere. Also müsste ich 8.75 ml Tine für 120 € entsorgen...??? Bei mir stünde scannen im Vordergrund - von daher kommen wohl diese neuen Modelle, die man als Fläschchen neu befüllen kann wohl kaum Frage. Und Laser finde ich feinstaubtechnisch nicht so ohne, vor allem, weil das Büro ja heutzutage viele Stunden am Tag genutzt wird und auch ab und zu mal einer da pennt.
Ah ja, und Duplex Scannen ist noch praktisch, aber kein Muss. Einzug an sich ist sicher noch praktisch, gerade wenn man mal eben schnell was einscannen will.

Also A) scannt ihr auch viel und euch das Papier vom Leib zu halten?
B) habt ihr einen Tipp für einen Drucker/Scanner?

 

[marco93]

Ich ordne alles ab. Einscannen und Backups waere mir viel zu stressig.

 

[eeeeeeeeeeeeeeee]

Jetzt wo ich das lese werde ich sämtliche Ordner in den Weihnachtsfeiern digitalisieren und in der iCloud ablegen. Dann sind sie, egal was passiert, immer von allen Geräten aus zugänglich. Und den Text kann man mittlerweile bei Apple auch von jedem Bild raus kopieren.

 

[aven]

Ich habe mir vor Jahren einen Dokumenten-Scanner von Fujitsu gekauft. Kostete zwar relativ viel Geld, schafft aber ordentlich was weg.
Scannt schnell, beidseitig und erzeugt durchsuchbare pdf Dateien. Damit habe ich auch alle Dokumente in unzähligen Ordnern eingescannt. Einmal im Jahr setzte ich mich 2-3 Tage hin und archiviere den angefallenen Berg von neuen Dokumenten.
Ach ja, wichtige Dokumente scanne ich ein und hefte die dann ab, sowas wie Kontoauszüge werden eingescannt und zwei Jahre lang aufgehoben dann geschreddert, unwichtiges wird gescannt und gleich geschreddert.

 

[laux]

Also A) scannt ihr auch viel und euch das Papier vom Leib zu halten?
B) habt ihr einen Tipp für einen Drucker/Scanner?

Hab nen Canon Flachbrettscanner mit dem ich alles digitalisiere. Jeder Brief (das sind zum Glück nicht mehr viele) wird mit OCR gescannt und logisch benannt.
Die ganzen Papierdokumente landen dann in einer Kiste unsortiert für jedes Jahr.
Ist aber wie geagt bei mir nicht so aufwendig, weil ich kaum irgendwelche Briefe oder so bekomme. Schaue auch nur noch 1-2 mal die Woche in den Briefkasten.

 

[fanwander]

Wegen dem Finanzamt (nebenberufliche Selbstständigkeit) hebe ich Steuerrelevantes als Papier auf. Eingedenk des genervten und mich nervenden Steuerprüfers bei der letzten USt-Nachschau gehe ich sogar soweit PDF-Rechnungen auszudrucken, wenn Teile des Vorgangs nur in Papierform vorliegen (typischerweise bei Nicht-EU-Auslandszulieferung). Aufbewahrungspflicht liegt hier bei 10 Jahren.

Alles andere Papier wird als Papier aufgehoben, soweit für potentielle spätere Forderungen relevant (zB Nebenkostenabrechnungen f. Miete) fliegt aber regelmäßig raus, nach unterschiedlichen von mir selbst gewählten Fristen. Ich "putze" meine Ordner im Schnitt halbjährlich durch.
Gescannt wird fast(*) nichts. Entweder es ist wirklich wichtig und wird aufgehoben, oder es wird zur Kenntnis genommen und dann sofort weggeworfen.

Insgesamt habe ich ein Fach in einem 60cm Billy-Regal mit 12 Ordnern, in dem meine gesammelten privaten und geschäftlichen Unterlagen drin sind.

(*)Das "fast" bezieht sich auf einen schmalen, andersfarbigen Ordner mit wichtigen Dokumenten, den ich mir greifen und mitnehmen müsste, wenn die Bude brennen würde; Geburtsurkunde, Abschlusszeugnisse und so.... Dessen Inhalt habe ich mir vor zwei Jahren gescannt und an zwei Stellen im Netz hinterlegt. Dort im Netz sind auch eine Datei mit allen Vertrags-/Mitglieds-/Lebensberechtigungs-Nummern sowie eine Datei mit allen Onlinezugangsdaten. Beides natürlich verschlüsselt. Meine Frau hat das gleiche und wir haben jeweils gegenseitig Kopien. Diese extern gelagerten Dateien aktuell zu halten ist eine gewisse Herausforderung für meine persönliche Stringenz - aber sie haben mich schon mal ziemlich gerettet.

 

[suomynona]

Also ich scanne mittlerweile alle Dokumente einfach mit dem Handy ein.

 

[haebbmaster]

Steuer, Versicherung und so Kram hab ich als Papier. Auch Rechnungen, die man steuerlich geltend machen will.

Anderes Zeugs, von dem man zB einfach mal nach Jahren noch wissen will, wann man etwas gekauft hat, scanne ich in Evernote ein und schmeiße dann die Rechnung weg. Die Evernote Bezahlversion sucht auch in Bildern und PDFs.

 

[tichoid]

B) habt ihr einen Tipp für einen Drucker/Scanner?

also ich habe gute Erfahrungen mit gebrauchten (renew) Büro-Geräten gemacht. Zwar kein Scanner aber ich habe mir vor über 10Jahren mal einen 'refurbished' LaserJet irgendwas gekauft für 70 Euro und das Teil läuft und läuft. Meiner Freundin habe ich auch so einen hingestellt, läuft auch. Ich würde auf jeden Fall was aus dem Büroumfeld wählen. Dort müssen die Teile funktionieren und solche Consumer-Bezahl-Spielchen wie von Dir geschildert, kommen da nicht gut an.

 

[haebbmaster]

Für normal zu Hause tut es mMn ein Office Kombigerät für 250 Euro. Gibt's aber in allen Preisklassen. Ich habe nen HP 3055. Läuft bei mir seit 2015.
Außerdem hab ich mir für 80 Euro bei ebay einen gebrauchten Fujitsu ScanSnap geholt. Kostet neu das Zehnfache.

 

[Comandante]

Auch wenn du schreibst, du hättest schlechte Erfahrungen mit Epson gemacht, kann ich nach Canon und HP-Druckern über die Epson Ecotank-Serie nicht viel Schlechtes berichten. Wenn du dir neben dem Scannen, keinen Kopf um Drucker-Patronen machen willst, die meist dann leer sind, wenn man dringend drucken muss, zumindest ging es mir häufig so, dann empfehle ich einen Epson Ecotank. Die sind etwas teurer in der Anschaffung, aber bei mir hat es sich nach ca. 2 Jahren rentiert, die Farbe hält Ewigkeiten, das erste Mal nachgefüllt habe ich nach so etwa einem Jahr. Zwar sollte man regelmäßig drucken, damit die Schläuche nicht eintrocknen... Ähh ja, wie auch immer: auf jeden würde ich mir künftig keinen Drucker mehr zulegen, bei dem ich Patronen nachkaufen muss.

 

[haebbmaster]

Ich hab nen Epson EcoTank 2720. Vom Druckergebnis bin ich sehr zufrieden. Mein Bruder hat den gleichen schon länger, er hat ihn mir empfohlen. Er hat allerdings keinen Einzelblatteinzug zum Scannen, aber dafür hab ich ja den HP und den Fujitsu.
Einzelblatteinzug würde ich schon empfehlen.

 

[Bernie]

Das Finanzamt (und mein Steuerberater) möchte alles schön auf Papier haben und den ganzen Kram muss ich dann 10 Jahre aufbewahren.
Ist halt bei Gewerbetreibenden normal, aber privat kann man das halten wie man mag.

 

[EF7XLHH7BV]

Ich scanne ein was ich für sinnvoll halte, Finanzamt und Co. wollen eh alles in Papier.
( Mein Steuerverräter scannt und archiviert aber zusätzlich digital )

Ich nutze hauptsächlich ein Kombigerät was im Netzwerk hängt und von allen "Systemen" genutzt werden kann ( scannen, faxen und drucken )
Das ist ein S&W-Monolaserdrucksystem - für Farbspielereien gibts noch einen Tintenpisser - die Dinger haben aber ja viel zu hohe Verbrauchskosten.
( Und das wird gern von den Herstellern noch forciert - bzw. versteckt ( geringe Anschaffungskosten - geringe Kapazität - teure Nachkauftinten und eingebaute
"Selbstzerstörung" )

Das nur digital aufzubewaren ist wohl auch recht unsicher - das Digitalzeug ist eben nicht so sicher wie gerne behauptet .
Der Aufwand des scannens ist auch nicht immer ohne - von daher wird nur gescanned was man im Computer verwerten will.

Daten in einer "Cloud" oder ähnlich zu speichern ist natürlich die unsicherste Methode - wichtige Dinge gehören auf ein Medium was ich selber unter
voller physikalischer Kontrolle habe - wenn es sicher sein soll verteilt auf mehrere Positionen - und Feuerschutz beachten ( wenn man sehr vorsichtig sein will ).